Tugas Komunikasi Bisnis Individu

KOMPETENSI PROFESI DAN KAPABILITAS PERUSAHAAN DI BIDANG KOMUNIKASI BISNIS

I. Pendahuluan
Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang berkomunikasi dengan sesamanya melalui pelbagai media komunikasi yang berbetuk media elektronik maupun media non-elektronik. Media komunikasi non-elektronik yang lazim dikenal oleh masyarakat awam di antaranya bahasa isyarat, surat menyurat, surat kabar (koran), majalah, dan tabloid. Sedangkan media komunikasi elektronik saat ini di anataranya adalah media audio-visual (televisi), intercom, radio panggil (pager), internet (website dan email), teleconference, video conference, telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam (handphone).

Dalam dunia bisnis, baik yang berskala kecil, menengah, dan besar, orang-orang yang ada dalam organisasi bisnis (pelaku bisnis) tak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karenanya, bagi mereka, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan pelbagai media komunikasi yang ada, baik yang tradisional maupun modern sebagai sarana penyampain pesan-pesan bisnis. Seorang pimpinan dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada bawahannya melalui lisan maupun tulisan. Perintah kerja yang disamapaikan oleh pimpinan secara lisan misalnya penyampaian pesan bisnis melalui telepon, radio panggil, intercom, rapat-rapat (meeting), briefing, dan sejenisnya. Sedangkan penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat, laporan kerja, memo, surat tugas kerja, surat perjanjian (kontrak kerja), surat pesanan barang, surat aduan (claims), surat edaran umum, surat kontrak kerja sama, atau surat balasan/tanggapan. Pembuatan pesan-pesan bisnis ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi di dalam dunia bisnis.

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communication : Principles and Methdos, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atu lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup pelbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi, verbal maupun nonverbal. Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik tentu saja di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, ia juga harus mampu menggunakan pelbagai macam alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan tercapai.Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.

Pertama, komunikasi verbal, dalam dunia bisnis seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal (tidak melalui tulisan atau lisan). Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki keterbatasan dalam mengkomunikasikan kepada pihak lain. Melalui komunikasi secara lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disamapaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan, secara umum seseorang dapat menggunkan tulisan dan lisan. Sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

Kedua, komunikasi nonverbal, merupakan bentuk komunikasi paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communications). Bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari, namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.

Sebagai suatu proses, komuniksai mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), serta meliputi proses menulis, mendengar, dan mempertukarkan informasi. Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komuniksai (communication process) terdiri dari enam tahap, yaitu:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik (feedback) kepada pengirim

Di dalam proses komunikasi ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utma, yang mencakup masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan dan penafsiran pesan.

1. Masalah dalam Pengembangan Pesan
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Malah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggukarena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik, lampu penernagan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar, dll. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat menghambat atau mengganggu suatu pesan.

3. Masalah dalam Menerima Pesan
Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesan pun juga tak luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan anatara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat menggangu konsentrasi penerima. Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul karena kesehatan si penerima pesan atau kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.

4. Masalah dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan pelbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7C, yaitu :

Completeness (lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan Concisseness (singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
Consideration (pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti dan jelas.
Clarity (kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
Courtessy (kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

II. Rumusan Masalah
Berdasarkan pendahuluan di atas, maka rumusan masalah pada kasus ini adalah:
1. Analisis kompetensi profesi di bidang komunikasi bisnis untuk saat ini dan tantangan lima tahun ke depan.
2. Analisis kapabilitas organisasi atau perusahaan dalam melakukan komunikasi bisnis.
3. Hubungan kompetensi dan kapabilitas terhadap peningkatan daya saing perusahaan.
4. Solusi-solusi berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang dapat dipakai untuk komunikasi binis.
5. Peluang bisnis yg timbul akibat kebutuhan untuk meningkatkan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi dalam melakukan komunikasi bisnis.

III. Pembahasan
3.1. Kompetensi Profesi di Bidang Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi atau perusahaan. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan kita sebagai komunikator. Apabila kita mengetahui dinamika komunikasi, maka dapat dengan mudah membaca secara akurat apa yang terjadi dalam suatu organisasi tersebut. Pada saat yang sama, kita dapat menyesuaikan pesan-pesan kita sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.

Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para pimpinan suatu perusahaan. Keterampilan kita di dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan kita dalam bidang komunikasi bisnis. Profesi apapun, sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, pilang, peneliti, spesialis sumber daya manusia, spesialis informasi, atau lainnya, sangat memerlukan kemampuan berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian, beberapa jenis profesi memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar daripada yang lain. Sebagai contoh, seorang salesman perlu menjadi komunikator yang baik, dan juga spesialis hubungan masyarakat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
1. Membaca
2. Mendengar
3. Percakaapan yang menarik
4. Wawancara
5. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
6. Berpidato dan Presentasi
7. Menulis surat, memo, laporan
8. dll

Tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin kita adalah seorang pendengar yang baik atau mungkin penulis yang handal. Dalam beberapa hari kemudian, coba perhatikan kemampuan kita berkomunikasi ada perbaikan atau tidak. Perhatikan dengan benar cara kita berkomunikasi dan koreksi mana yang benar dan salah. Selanjutnya cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik lebih intensif.

Banyak dijumpai orang-orang yang tidak begitu saja menjadi penulis atau pembicara yang ulung. Mereka menjadi orator ulung atau penulis handal karena mereka banyak melakukan latihan dan praktik secara teratur dan terus menerus. Seseorang yang telah menulis sepuluh buah laporan biasanya adalah lebih baik daripada mereka yang hanya menulis dua buah laporan saja. Pengalaman merupakan guru terbaik, dan pelajaran yang paling penting di dalam mengembangkan kemampuan komunikasi adalah dengan belajar dari kesalahan dan kegagalan yang pernah kita lakukan.

3.2. Kapabilitas Organisasi atau Perusahaan Dalam Melakukan Komunikasi Bisnis
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat (lem) yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama dapat melakukan funsinya dengan baik. Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dan pengirim ke penerima pesan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Umumnya, organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Penelitian yang dilakukan oleh J. Michael Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69% dari hari-hari kerja mereka dengan menggunkan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain, yaitu komunikasi ninverbal tidak penting bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi sebagai bentuk kapabilitas di dalam komunikasi bisnis.
1. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai pelbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf maupun manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan pelbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (financial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasaan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan pelbagai macam tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit yang ada di dalam organisasi tersebut.

2. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap pelbagai pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

3. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada. Pada perusahaan berskala besar, semua data diproses secara komputerisasi, sehingga hasil laporan dapat diperoleh dengan cepat. Sedangkan pada perusahaan berskala kecil, pengolahan data dilakukan secara manual, sehingga waktu yang diperlukan lebih lama. Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antara unit-uint yang ada dalam organisasi tersebut.

4. Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi. Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik (feedback) atas prestasi yang telah dicapai, baik dalam bentuk penghargaan atas prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yanglebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.

5. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan pelbagai macam bentuk simbol seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan konsumen atau pelanggannya. Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan, telepon bebas pulsa, dan pelbagai bentuk promosi lainnya, adalah bentuk komunikasi yang digunakan oleh organisasi sebagai sarana untuk merangsang keinginan para pelanggan untuk menggunakan produknya. Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service) komunikasi juga mempunyai peranan penting, misalnya pada bagian pengecekkan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya banyak menggunakan komunikasi.

6. Negosiasi Dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pemasok maupun pemberi pinajaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak terkait. Melakukan negosiasi dengan pelbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

7. Membuat Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antar manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.

8. Berinteraksi Dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemeritah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat, misalnya peraturan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minimum regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penetuan lokasi usaha. Kegiatan-kegiatan tersebut memerlukan komunikasi pula.


3.3. Hubungan Kompetensi dan Kapabilitas Terhadap Peningkatan Daya Saing Perusahaan.
Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

1. Struktur komunikasi yang buruk
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiensnya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola: pembukaan, isi, penutup.

2. Penyampaian yang lemah
Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan sentuhan yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

3. Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audiens kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televisi, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

4. Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audiens. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.

5. Salah audiens
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audiens. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.

6. Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima dan didengar secara optimal. Seperti suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh audiens, suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat), bunyi handphone dari kantong audiens, Interupsi, sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audiens fokus dengan pesan yang disampaikan.

Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistem informasi dan teknologi mempercepat proses globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui pelbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada banyak orang dari pelbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah, seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.


3.4. Solusi-Solusi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
Di dalam prakteknya, untuk menunjang proses komunikasi di dalam komunikasi bisnis diperlukan adanya sarana penunjang, seperti penggunaan teknologi informasi. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistem informasi dan teknologi mempercepat proses globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui pelbagai macam media. Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap pelbagai aplikasi perusahaan melalui pelbagai perangkat bergerak atau pelbagai akses lainnya.
Kesediaan prasarana dan sarana informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan informasi merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai (value) terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak terlepas dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di dalam kehidupannya sehari-hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan setiap negara di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang melibatkan pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.
Untuk itu komunikasi bisnis tanpa adanya dukungan infrastruktur sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi tentunya tidak akan berjalan dengan lancar. Selain itu tanpa adanya peranan teknologi informasi dan komunikasi praktek komunikasi bisnis akan menjadi ketinggalan zaman, informasi yang didapat akan jauh tertinggal, dan akan membawa dampak perkembangan bisnis akan menjadi lambat. Kendala yang bisa saja muncul dalam praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.

Masalah infrastruktur
Sarana dan prasarana teknologi informasi dan komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.
Masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi
Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai, kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun, jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan menjadi percuma.

Kemampuan individu dalam berkomunikasi
Masalah yang paling mendasar dalam praktek komunikasi bisnis baik dengan peran teknologi informasi dan komunikasi dan tanpa peran TIK tersebut, masalah yang mendasar adalah kemampuan komunikasi dari individu itu sendiri. Apabila seseorang memiliki kemampuan komunikasi yang kurang baik, maka secara otomatis praktek komunikasi bisnisnya tetap mengalami kendala, walau telah didukung oleh peranan teknologi informasi dan komunikasi. Cara orang tersebut menyampaikan pesan kepada pihak lain itulah yang menjadi hal yang paling penting untuk diperhatikan.



3.5. Peluang Bisnis Yang Timbul Akibat Kebutuhan Untuk Meningkatkan Kompetensi Individu dan Kapabilitas Organisasi
Tello, sebuah software yang dapat menghubungkan seorang pebisnis dengan pelanggan atau rekan sesama pebisnis menggunakan metode yang paling cepat dan efektif. Software ini dapat diakses melalui media internet, internet protokol atau IP phone, maupun handphone, baru baru ini diluncurkan di California, Amerika Serikat. Software yang dirancang khusus untuk kalangan bisnis ini diperkirakan akan menjadi booming karena dapat menjadi solusi fasilitator untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.

Software ini dapat digunakan dengan cara menginstall langsung pada komputer yang tersambung pada jaringan internet, tentunya dengan terlebih dahulu mendaftarkan diri lewat website atau sofware tersebut. Selanjutnya dapat juga dengan mendaftarkan nomor IP phone, nomor handphone serta ID Instant Messenger (IM) rekan lainnya melalui software tersebut sehingga seseorang dapat menghubungi lawan bicaranya.


Melalui software ini juga dapat ditampilkan secara otomatis pilihan metode komunikasi yang paling efektif untuk menghubungi lawan bicara. Jika lawan bicara sedang berada dalam komunikasi telepon, maka akan dipilih IM untuk menghubungi secara otomatis sehingga pesan akan disampaikan kepada yang bersangkutan tanpa mengganggu pembicaraan telepon yang sedang dilakukannya. Sedangkan jika IM dan IP phone lawan bicara dalam kondisi tidak aktif, maka lawan bicara dianggap sedang tidak berada di tempat atau berada diluar. Semua itu dapat dilakukan dengan hanya menginstall sebuah software bernama Tello.

Tello juga dilengkapi dengan kemampuan untuk tukar-menukar informasi dengan menggunakan komputer maupun handphone melalui internet. Jika pada netmeeting (rapat virtual) digunakan bahan-bahan presentasi seperti file powerpoint, gambar, atau tampilan homepage, maka tampilan yang sama akan dapat dilihat secara langsung oleh peserta rapat yang berada di tempat lain. Lebih jauh Tello Enterprise juga dilengkapi dengan APIs yang dapat menghubungkan dengan aplikasi lain seperti sistem ERP dan CRM, sehingga komunikasi langsung dapat dilakukuan dalam konteks proses bisnis yang kritis.
Tello mulai diluncurkan dengan dimulainya masa ujicoba pada akhir Januari 2006. Sejak saat itu software Tello telah dapat digunakan. Rencananya mulai Juni 2006 secara resmi memulai jasa pelayanan dengan mengharuskan para pengguna/pelanggan untuk membayar biaya sebesar US $30 per tahun. Perusahaan network raksasa seperti Cisco System atau Avaya telah menggandeng Tello untuk bekerjasama dengan memberikan Tello sebagai paket bonus dalam penjualan IP phone mereka.

Teknologi yang diunggulkan oleh Tello seperti teknologi tukar-menukar file, data IM, atau komunikasi audio yang murah dengan IP phone sudah tidak asing lagi di dunia internet. Yahoo misalnya, telah diluncurkan sejak April 2000, menyusul ICQ, MSN atau AOL Messenger yang telah mendahului beberapa tahun sebelumnya. Teknologi yang menyediakan kejernihan suara dalam komunikasi melalui IM seperti software Skype telah diluncurkan awal tahun lalu, disusul dengan kolaborasi bersama Festoon dalam menyediakan teknologi tukar-menukar tampilan windows untuk rapat virtual. Menurut hemat penulis, Tello hanya menggabungkan semua keunggulan software-software diatas dan mengemas semua teknologi tersebut ke dalam sebuah sofware yang dapat berfungsi sebagai operator untuk media komunikasi yang paling efektif.


Referensi:
1. Dr. Roy Rondonuwu, Dipl. Inf. M.Lib, Bahan Kuliah Komunikasi Bisnis Program Magister Universitas Padjdjaran, 2008.
2. Prof. Dr. Hj. Dwi Kartini, Spec. Lic, Bahan Kuliah Komunikasi Bisnis Program Magister Universitas Padjdjaran, 2008.
3. Drs. Joko Purwanto, MBA, Komunikasi Bisnis. 2002: Erlangga.
4. Tantangan Kompetensi Komunikasi Bisnis Di Masa Depan
http://komunikasibisnis.blogspot.com/2007/08/tantangan-kompetensi-komunikasi-bisnis.html
5. Tello: Solusi Komunikasi Bisnis
http://www.beritaiptek.com/zberita-beritaiptek-2006-03-04-Solusi-Komunikasi-Bisnis-Bernama-Tello:-Kembalinya-Para-Pemain-Lama.shtml
6.Good Communication Good Business
http://bcommunication.wordpress.com/
7. Motivasi, Komunikasi, Leadership
http://milis-bicara.blogspot.com/
8.Komunikasi yang Efektif, Aribowo Prijosaksono dan Roy Sembel, www. sinarharapan.co.id
9. Cyber Global dan Komunikasi Bisnis, Siti Nur Aryani, http://www.pikiranrakyat.com/, 15 Desember 2006.
10.Wah, Microsoft dan Nortel Satukan Bisnis Komunikasi, http://kompas.com/, 29 September 2006.